Verkkokaupan tietosuojaseloste

Voimassa 17.06.2021 alkaen

 

1.       Rekisterin yleiset tiedot

Rekisterin nimi on Tapiolan apteekin asiakasrekisteri (myöhemmin "Verkkokaupan asiakasrekisteri")

Tapiolan apteekki

apteekkari Risto Kanerva

y-tunnus 2326518-3

Länsituuli 7, 02100 Espoo

p. (09) 4520130

tapiola.espoo@apteekit.net 

 

 2.       Yhteydenotto

Tietosuojavastaava Iina Mönkkönen; tapiola.espoo@apteekit.net; p. (09) 4520130

 

3.       Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.

Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

 Henkilötietoja käytetään:

-          Asiakkuuden ylläpitämiseen

-          Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin

-          Apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen

-          Asiakaskokemuksen parantamiseen

-          Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

-          Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen

-          Väärinkäytösten estämiseen

 4.       Yhteenveto Rekisterin tietosisällöstä

Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Etunimi ja Sukunimi
• Syntymäpäivä
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja –paikat, IP-osoite)
  • Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkoapteekista.
• Tieto asiakastilille sisäänkirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)
• Tuotteita koskeva toivelistasi
• Tieto siitä, oletko vahvistanut milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu
• Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
• Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
• Chat-palvelua käyttäneiden asiakkaiden:
  • Keskustelun sisältö
  • Keskustelun vastaanottaneen asiakaspelvelijan nimi
  • Päivämäärä ja kellonaika
  • Käyttäjäryhmän tunniste

 

 5.       Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi.

Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei. Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä. Esimerkiksi kalenterivuosittain säilytettävää luetteloa lääkemääräyksistä (reseptipäiväkirja) säilytetään viiden (5) vuoden ajan. Tietoa Suomi.fi-palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta. Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa.

Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja pidempään. Tilauksen reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa yksi (1) viikko tilauksen loppuun viennistä eteenpäin.

Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin chat-palvelua, chat-tallenteita säilytetään 3 kuukautta (ei reseptilääkeneuvontaa) / 24 kuukautta (reseptilääkeneuvonta) lääkeneuvonnan dokumentointivaatimusten ja asiakasrekisterin selosteen mukaisesti. Tämän jälkeen tallenteet poistetaan automaattisesti.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida järjestelmistä ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.

 

 6.       Kuka käsittelee henkilötietoja

Asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Crasman Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilörekisterin käsittelijänä. Verkkokauppaan liittyvää tilausten hallintaa ohjaava järjestelmää ylläpitää Solteq Oyj, joka toimii myös henkilötietojen käsittelijänä. Maksupalveluita tuottaa Paytrail/Checkout Finland, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. Suomi.fi tunnistupalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, joka toimii myös rekisterinpitäjänä.

Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin chat-palvelua, sen rekisterinpitäjänä toimii Apteekki ja henkilötietojen käsittelijänä toimii Apteekin toimeksiannosta yhteistyökumppanit

• Crasman Oy, verkkokauppa-alustan tekninen ylläpito

• Giosg.com Oy, asiakaspalveluchatin tekninen ylläpito

 7.       Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, jonka lisäksi saamme reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (lääkekorvaus ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä sähköisten reseptien tiedot) ja VRK:lta (vahvan sähköisen tunnistaumisen tiedot).

 8.       Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkokaupan asiakasrekisterin tietoja siirretään tai luovutetaan toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville palveluntarjoajille, esimerkiksi verkkokaupan tilauksen toimittamiseksi siirretään tietoja tilaukset kuljettavalle logistiikkakumppanille kuten Postille tai Matkahuollolle.

Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille:

• Reseptillä toimitettavien lääkkeiden tiedot tallennetaan apteekin lääkemääräysrekisteriin.
• Reseptillä toimitettavien sähköisten reseptien toimitustiedot sekä apteekissa sähköiseen muotoon Reseptikeskukseen lainsäädännössä tallennettavaksi määritetyt puhelin- ja paperiset lääkemääräykset tallennetaan Kelan ylläpitämään Reseptikeskukseen
• Kelan korvaamista lääkeostoista toimitustiedot hintoineen ja korvauslaskelmieen luovutetaan Kelalle lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten
• Toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettavien lääkkeiden toimitustiedot Kelalle tai sosiaalitoimelle
• Vakuutusyhtiöiden maksamien lääkkeiden toimitustiedot vakuutusyhtiöille.
• Tallennamme suostumukseen perustuen Kanta-asiakkaiden tiedot apteekin kanta-asiakasrekisteriin.
• Analytiikka- ja tilastointikumppaneille.
• Sähköpostimarkkinointikumppaneille.
• SMS-kumppanille, kun tekstiviestien lähetys on sallittu.
• Kuljetusliikkeelle, jos valittu toimitustapa on kuljetus noutopisteeseen, lähimpään postiin tai perille asti
• Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
• Laskuoperaattorille
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään

 

 9.       Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan lääkemääräystietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Apteekki käsittelee myös muita henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen sisällä. Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista (esim. Eezeryn SMS-kumppani) voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

 10.       Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeen/toimintaohjeen mukaisesti.

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu teknisin, tietoteknisin ja hallinnollisin suojakeinoin. Tällaisia keinoja ovat mm. kulunvalvonta, turvallisuusjärjestelmät, suojattu yhteys, palomuuriratkaisut ja riskienarviointi ja -hallinta. Lisäksi asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisella salasanalla ja käyttäjätunnuksella, joiden myöntämistä seurataan. Myös chat -verkkopalvelu on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joiden myöntämistä seurataan. Kaikki keskustelu välitetään salattua liikennettä pitkin ja keskustelut tallennetaan salattuina. Salauksen voi avata ainoastaan salausavaimella, joka on verkkopalvelun ylläpitäjän hallinnassa.

Sopimuskumppanit ovat huolellisesti valittuja ja heidän kanssaan on tehty henkilötietojen käsittelyn sopimus (DPA).

 11.   Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaana sinulla on oikeus:

• Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
• Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Verkkoapteekin kautta rekisteröitynyt Kanta-asiakas voi muokata omia tietojaan verkkoapteekkitunnuksiensa avulla.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdissa 1 ja 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle  (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.

 12.   Evästeet

Käytämme evästeitä verkkokaupan ominaisuuksien toteuttamiseen, palvelun käytön analysointiin, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen sekä mainonnan kohdentamiseen. Lue lisää evästeistä.

 

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.